Документи, що створюються в процесі діяльності установ, організацій, підприємств, містять інформацію, цінність якої різна. Значна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої до документів більше не повертаються. Інші документи містять інформацію, яка може знадобитися протягом багатьох років. Наприклад, інформація про громадян, їх роботу, навчання і т.д. має соціальне значення і повинна зберігатися на всьому протязі життя людини. І, нарешті, певна група документів містить інформацію, цінну в наукових і практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно.
З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже складно. Тому систематично проводиться експертиза цінності документів - визначення політичного, економічного, соціально-культурного, практичного та іншого значення документів "з метою відбору документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв".
Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві. Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли визначаються терміни зберігання створюваних документів. На другому етапі експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого зберігання чи здавання до архіву установи. І третього разу знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в Державний архів.
Відповідно до пункту 9 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів» від 8 серпня 2007 р. № 1004, за поточною редакцією від 04.11.2016, для організації роботи з експертизи цінності документів утворюються комісії з проведення експертизи цінності документів, до яких належать: