Документы, создаваемые в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может понадобиться в течение многих лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.д. имеет социальное значение и должна храниться на протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, поскольку для них нужны большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. И найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев".

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда определяются сроки хранения создаваемых документов. На втором этапе экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдачи в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив.

В соответствии с пунктом 9 Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины «О проведении экспертизы ценности документов» от 8 августа 2007 № 1004, под текущей редакцией от 04.11.2016, для организации работы по экспертизе ценности документов образуются комиссии по проведению экспертизы ценности документов, к которым относятся: