Порядок проведения

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия.

В рамках каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

Если по какой-то причине оригиналы документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждения документов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности.

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

На базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами отраслевые перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующиеся в деятельности ведомственной системы.

Основным нормативным актом при определении сроков хранения документов и их отбора для внесения в состав Национального архивного фонда или для уничтожения является Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом № 578/5 Министерства юстиции от 12 апреля 2012 года (далее - Перечень № 578/5) с изменениями к нему.

Перечень № 578/5 предназначен для использования всеми органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями независимо от формы собственности и применяется при составлении всех видов номенклатур дел и в практике работы ЭПК государственных архивов и ЭК предприятий.

Кроме того, Перечень № 578/5 должен использоваться при подготовке пособий по экспертизе ценности документов и формирования Национального архивного фонда.

Главная цель Перечня № 578/5 - обеспечить сохранность, правильную организацию и качественное пополнения состава Национального архивного фонда. В зависимости от значимости документов, устанавливаются сроки их хранения - постоянные или временные. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.