Порядок проведення

Проведення експертизи слід починати з перегляду документів канцелярії чи секретаріату керівництва, потім таких функціональних структурних підрозділів, як виробничі відділи та бухгалтерія.

У межах кожного підрозділу переглядають спочатку найважливіші і узагальнюючі матеріали і відбирають на постійне зберігання оригінали документів, найбільш повно характеризують основну діяльність установи: положення, накази, перспективні плани, звіти, доповіді і т.д.

Якщо з якоїсь причини оригінали документів постійного строку зберігання відсутні, на зберігання залишають завірені копії цих документів.

Конкретні терміни зберігання документів встановлюються, за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установи документів, із зазначенням термінів зберігання різних категорій документів. Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств, і відображають загальні функції і питання їх діяльності.

У процесі проведення експертизи можуть бути використані кілька видів типових переліків:

На базі типових переліків розробляються міністерствами і відомствами галузеві переліки, що охоплюють документацію установ їх системи. Відомчі переліки дають найбільш повне і систематичне перерахування документації, що утворюються в діяльності відомчої системи.

Основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду або для знищення є Перелік типових документів, що утворюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом № 578/5 Міністерства юстиції від 12 квітня 2012 року (далі — Перелік № 578/5) зі змінами до нього.

Перелік № 578/5 призначений для використання всіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами незалежно від форми власності й застосовується під час складання всіх видів номенклатур справ та в практиці роботи ЕПК державних архівів і ЕК підприємств.

Крім того, Перелік № 578/5 повинен використовуватися під час підготовки посібників з експертизи цінності документів та формування Національного архівного фонду.

Головна мета Переліку № 578/5 — забезпечити збереженість, правильну організацію та якісне поповнення складу Національного архівного фонду. У залежності від значимості документів, встановлюються терміни їх зберігання - постійні чи тимчасові. Термін зберігання обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

Поряд з переліками при проведенні експертизи можна використовувати номенклатури справ, тому що в них зазначені терміни зберігання кожної справи і дані посилання на відповідні статті переліків.